Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden
De wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden verplicht werkgevers om meer zekerheid te verschaffen aan werknemers qua werktijden (voorspelbare arbeidsvoorwaarden) en meer informatie te verstrekken (transparante arbeidsvoorwaarden). In verband met de invoering van deze wet per 1 augustus 2022 is het belangrijk om de gevolgen goed schriftelijk vast te leggen en de werknemers hierover te informeren.
Hierbij kan het personeelshandboek (hierna: PHB) een belangrijke rol spelen. In het PHB (ook wel genoemd: arbeidsvoorwaardenregeling, bedrijfsreglement of personeelsgids) is het mogelijk om afspraken te maken tussen de werkgever en de werknemers. Het is een collectieve regeling. Meestal eenzijdig door de werkgever opgesteld, soms met instemming van de ondernemingsraad.
In een PHB kan de werkgever onder meer het volgende vastleggen:
- informatie over bedrijf en cultuur (visie);
- gedrags- en huisregels;
- beleid;
- sanctiebeleid;
- algemene informatie over de rechtpositie en wetgeving;
- arbeidsvoorwaarden.
Zo kunnen bijvoorbeeld de volgende regelingen worden vastgelegd:
- spaarregeling, winstdelingsregeling, regeling op grond van een pensioenovereenkomst;
- arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling;
- belonings- of een functiewaarderingssysteem;
- regeling met betrekking tot arbeidsomstandigheden, ziekte en het re-integratiebeleid;
- regeling met betrekking tot aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid;
- regeling met betrekking tot personeelsopleiding;
- regeling met betrekking tot personeelsbeoordeling;
- regeling met betrekking tot klachten;
- regeling met betrekking tot werkoverleg enz., enz.
Voor de invoering van een PHB en het gebonden zijn van een werknemer hieraan, heb je instemming van de werknemer nodig. Dit kan door een aparte verklaring waarin de werknemer hiermee instemt of een incorporatiebeding (clausule in arbeidsovereenkomst waarin wordt verwezen naar het PHB) in de arbeidsovereenkomst. Bij instemming moet er altijd een exemplaar van het PHB worden verstrekt en de werknemer moet verklaren dat hij het PHB heeft ontvangen.
Het wijzigen van een PHB kan de werkgever eenzijdig doen als het niet om arbeidsvoorwaarden gaat. Bijvoorbeeld: werktijden, werkrooster, zeker als het geen effect heeft op het loon. Een werknemer is niet automatisch gebonden aan de gewijzigde versie van het PHB. In de arbeidsovereenkomst wordt wel meestal opgenomen dat de meest recente versie van het PHB van toepassing is en de mededeling dat de werkgever de mogelijkheid heeft om het handboek te wijzigen. Wanneer er belangrijke wijzigingen zijn, is het aan te raden om schriftelijk instemming van de werknemers te vragen. De werkgever heeft al een informatieplicht ten opzichte van werknemers. Deze plicht schrijft voor dat iedere werkgever verplicht is om bij indiensttreding een bepaald aantal minimumgegevens te verstrekken aan werknemers. Denk aan functie, salaris, duur contract, standplaats, etc.
Per 1 augustus 2022 wordt deze informatieplicht echter uitgebreid zonder overgangsrecht. Dit houdt in dat de nieuwe regels direct ingaan. Bij lopende arbeidsovereenkomsten moet de informatie binnen een maand op verzoek van werknemer worden verstrekt.
De volgende onderwerpen moeten in ieder geval genoemd worden:
- naam en woonplaats partijen;
- plaats van het werk;
- functie en aard van het werk;
- startdatum arbeidsovereenkomst;
- duur arbeidsovereenkomst (eventueel oproep erbij vermelden);
- aantal vakantiedagen en andere vormen van (wettelijk) verlof, zoals zorgverlof of ouderschapsverlof;
- procedure en vereisten van opzegging;
- duur proeftijd en voorwaarden;
- salaris en wijze van betalen en frequentie;
- normale dagelijkse/wekelijkse arbeidsduur, regelingen arbeid buiten normale duur enz.
- bevestiging dat werktijden variabel zijn, dagen en uren waarop werknemer verplicht is te werken en termijn van oproep;
- wel of geen pensioenregeling;
- wel of geen cao;
- door werkgever geboden recht op scholing;
Dit informeren kan op verschillende manieren. De meest aangewezen plaats hiervoor lijkt het personeelshandboek te zijn. Belangrijk is dan natuurlijk wel dat het personeelshandboek bij indiensttreding gelijk aan de werknemer wordt overhandigd. Dit kan overigens ook elektronisch (per e-mail) maar dan moet de werknemer daar wel uitdrukkelijk mee hebben ingestemd (met het ontvangen van de informatie via elektronische weg). Dit laatste, de instemming, kan in de individuele arbeidsovereenkomst worden geregeld. Geldt er een cao waarin al informatie is verstrekt, dan hoeft de werkgever de werknemer daar niet nog een keer over te informeren. Dit is dan al gedaan in de cao.
Zoals u heeft kunnen lezen, is de informatieplicht van een werkgever behoorlijk uitgebreid. Het is daarom aan te bevelen om arbeidsovereenkomsten voor nieuwe werknemers hierop aan te passen. Ook kan het zinvol zijn om de diverse afspraken en wettelijke regels vast te leggen in een personeelshandboek.
Wij kunnen ons voorstellen dat dit voor u lastige materie is. InnoVista kan u hierbij van dienst zijn. Mocht u ondersteuning op dit vlak wensen, neem dan contact met de salarisafdeling op. Zo behoort het op maat maken van een personeelshandboek ook tot de mogelijkheden.
In ieder geval wensen wij u veel succes met de implementatie van deze nieuwe wetgeving.