Uitbetaalde bedragen aan derden (UBD)
15 april 2025
Wanneer u iemand heeft betaald voor werkzaamheden of diensten, of hiervoor een beloning in natura heeft gegeven, moet u mogelijk bepaalde gegevens aanleveren bij de Belastingdienst. Dit heet de opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden (UBD), voorheen bekend als de IB47-regeling.
De UBD-regeling geldt uitsluitend voor betalingen aan natuurlijke personen die geen ondernemer zijn voor de btw en die geen factuur met btw sturen. Als een persoon een factuur stuurt met btw, dan wordt deze doorgaans beschouwd als een ondernemer voor de omzetbelasting. In dat geval is er geen verplichting om deze betaling op te geven via de UBD-regeling
Verplichting vanaf 2022
Sinds 2022 zijn inhoudingsplichtigen verplicht om deze gegevens aan te leveren, ook zonder dat zij hiervoor eerst een uitnodiging van de Belastingdienst ontvangen. De opgaaf moet ieder jaar vóór 1 februari worden ingediend.
Soorten uitbetalers
Er wordt onderscheid gemaakt tussen:
- Inhoudingsplichtige uitbetalers
- Collectieve beheersorganisaties
- Niet-inhoudingsplichtige uitbetalers
1. Inhoudingsplichtige uitbetalers
Dit zijn bijvoorbeeld werkgevers of uitkeringsinstanties die verplicht zijn om aangifte loonheffingen te doen.
2. Collectieve beheersorganisaties
Deze organisaties innen vergoedingen voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken, zoals muziek. Het is hierbij niet van belang of er loonheffingen worden aangegeven. Beide groepen ontvangen géén uitnodiging voor de opgaaf, maar zijn wél verplicht om de gegevens aan te leveren.
3. Niet-inhoudingsplichtige uitbetalers
Deze uitbetalers doen géén aangifte loonheffingen. Alleen wanneer zij een uitnodiging van de Belastingdienst ontvangen, zijn zij verplicht gegevens aan te leveren. Zonder uitnodiging mag dit ook vrijwillig gebeuren.
Aanleveren van gegevens
De gegevens kunnen worden aangeleverd via:
- Het Gegevensportaal
- Digipoort
Aanlevering via het Gegevensportaal
Hiervoor hebt u een account nodig, dat u kunt aanvragen via het aanmeldformulier voor het portaal. Na goedkeuring ontvangt u inloggegevens. Inloggen kan met DigiD (gebruikersnaam, wachtwoord en SMS-controle) of met eHerkenning.
Er zijn drie manieren van aanlevering:
- Webformulier – Per persoon één formulier. Geschikt voor een klein aantal meldingen.
- UBD-sjabloon (spreadsheet) – Per persoon één spreadsheet. Geschikt voor middelgrote aantallen meldingen.
- Software (Xml-bestanden) – Eén bestand kan meerdere meldingen bevatten. Geschikt voor grote aantallen.
Aanlevering via Digipoort
Hiervoor hebt u software nodig die u zelf hebt ontwikkeld of hebt aangeschaft, en een PKIoverheid services servercertificaat. De kosten hiervan verschillen per certificaattype en aanbieder (Trust Service Providers zoals KPN, QuoVadis, Digidentity of Cleverbase).
U levert de gegevens aan in de vorm van een Xml-bestand, dat via Digipoort wordt geüpload. Deze methode is geschikt voor een groot aantal meldingen.
Welke gegevens moet u aanleveren?
De volgende gegevens zijn verplicht:
- Naam, adres, burgerservicenummer (BSN) en geboortedatum van de ontvanger.
- Het totaal betaalde bedrag (inclusief eventuele kostenvergoedingen).
- De datum van betaling. Bij meerdere betalingen aan één persoon mag u de bedragen optellen; als datum gebruikt u de laatste uitbetaling van het jaar.
Waarvoor gebruikt de Belastingdienst deze gegevens?
De aangeleverde gegevens worden gebruikt voor de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting van de betreffende personen. Dit helpt de Belastingdienst bij het controleren en verwerken van de aangifte.
