Praktische praktijkhandvaten voor beginnende artiesten en bandjes.

Een artiest, band of gezelschap van artiesten is snel gevormd. Vaak ontstaat dit spontaan na een enthousiast gesprek met vrienden of bekenden.
Je gaat oefenen, investeert langzaam maar zeker in apparatuur en snel genoeg komen de eerste optredens. Je speelt de eerste keren vaak voor niks of voor een zogenaamde ‘onkostenvergoeding’. Het verdiende geld gaat snel op aan drank, eten of, als je het iets slimmer aanpakt(!) stop je het in de ‘pot’ van de band om de onkosten (bijvoorbeeld de huur van het oefenhok) van te betalen.

Het is daarbij wel raadzaam om op voorhand af te spreken wie voor welke kosten opdraait. Een gitarist heeft doorgaans meer (investerings)kosten dan een zanger…
Hoe dan ook, je zult gezamenlijke kosten hebben hetgeen wellicht betekent dat je bij aanvang periodiek allemaal een gelijk bedrag in de pot moet stoppen. De opbrengsten van optredens komen daar dan bij en de kosten worden er vervolgens weer uit betaald.
Iemand zal zich echter op moeten geven als ‘pot-beheerder’. Wil men die controleren? Hoe doe je dat? Hierover moet je vooraf goede afspraken maken.

De gemakkelijkste manier om én het beheer van het geld én het vastleggen van de financiële mutaties adequaat te verantwoorden is door middel van het openen van een bankrekening op naam van de band. Eenieder kan deze bank dan inzien en de transacties liggen automatisch vast. Wanneer je de bankafschriften met de daarbij behorende kosten- en omzetfacturen netjes in een klapper bewaart, is de basis van de boekhouding al klaar! Vraag dus altijd om bonnetjes bij de uitgaven en betaal deze via de bank.
Uitgaven die contant worden voldaan, kun je het beste één op één weer uitboeken via de bankrekening naar diegene die de betaling heeft verricht, zodat ook deze transacties uiteindelijk via de bankrekening lopen.

Let op: Je kan echter pas een bankrekening op naam van de band openen als deze een rechtsvorm heeft die is ingeschreven in de KVK. Zolang dat niet het geval is, kan de potbeheerder wel een zogenaamde ‘inzake‘ privébankrekening openen met vermelding van de naam van de band.

Zolang er geen (behoefte is aan een) rechtsvorm blijf je dus individueel fiscaal gevolgd, en dat betekent dat je voor elk optreden een zogenaamde gageverklaring dient in te vullen. Of beter nog: de modelovereenkomsten voor artiesten. Het is raadzaam om van te voren een aantal van deze op voorraad te hebben en deze voorafgaande aan een optreden alvast in te vullen. De bandvertegenwoordiger kan dan na het optreden snel de financiële afhandeling doen. Contant ontvangen gage kun je ’s anderendaags meteen afstorten op de bankrekening.

Aan het einde van het jaar dient in principe ‘de balans’ te worden opgemaakt. Qua resultaten kun je alle gage-inkomsten optellen en de gezamenlijke kosten hiervan aftrekken: je houdt dan het resultaat over. Dit deel je door het aantal bandleden en je hebt dan in principe ieders aandeel. Wellicht dat er nog bandleden zijn die aanvullende persoonlijke onkosten hebben. Deze kunnen daarmee worden verminderd en elk bandlid heeft op die wijze zijn inkomen berekend voor de aangifte inkomstenbelasting. 
Investeringen in apparatuur zijn vaak hoog en komen niet in één keer ten laste van het jaar: deze worden afgeschreven over meerdere jaren. In Excel is een en ander handig vast te leggen.

Zolang de optredens beperkt blijven tot laten we zeggen 20 keer per jaar, is bovenstaande werkwijze praktisch om te doen. Een ander hangt echter ook af van de gageomvang per optreden. Met BTW heb je (nog even) niets van doen vanwege de fiscale faciliteit in dat verband. Wordt het echter allemaal professioneler, dan is het goed om je onder deze omstandigheden te laten adviseren en daarvoor maatwerk te maken.

Ben je bewust van het feit dat, wanneer je optreedt, de zaalhouder of kroegbaas de gageverklaringen verwerkt in zijn boekhouding, waardoor je steeds met naam en toenaam bekend bent in zijn administratie en deze gegevens worden doorgegeven aan de Belastingdienst. Deze laatste heeft dus al eerder weet van je activiteiten dan je zelf wellicht zou denken! Schakel dus op tijd naar professionaliteit!