Digitale factuur, e-factuur en papieren factuur. Hoe ga ik hier mee om?

Digitale factuur, e-factuur en papieren factuur. Hoe ga ik hier mee om?

31 januari 2019

Digitale factuur, e-factuur en papieren factuur. Hoe ga ik hier mee om?

 

Inmiddels worden facturen op diverse manieren verstuurd en ontvangen. Hoe moet je hier als ondernemer mee omgaan? In de media wordt gesproken over digitale facturen maar ook over e-facturen. Is dat dan niet hetzelfde vraag je je misschien af. Mag je digitale en/of e-facturen uitprinten en inklapperen zoals je wellicht altijd al hebt gedaan? Of worden er anderen eisen gesteld aan het bewaren van digitale en/of e-facturen?

Het verschil tussen een digitale en een e-factuur is dat een e-factuur altijd systematisch volgens een standaard (UBL 2.0 voor Nederland) is opgebouwd en vanuit een geautomatiseerde omgeving wordt verstuurd en zonder tussenkomst ook in een geautomatiseerde omgeving verwerkt kan worden. Een digitale factuur is elke factuur die digitaal is zoals bijvoorbeeld een PDF, maar ook een foto van een papieren factuur is een digitale factuur.

Aan de bewaarplicht van de verschillende facturen worden in principe dezelfde eisen gesteld. Je moet een factuur bewaren in het oorspronkelijke format waarin je ze hebt ontvangen en alle kenmerken moeten aanwezig zijn. Een digitale en/of e-factuur moet dus digitaal bewaard worden en een papieren factuur in principe op papier. Het inscannen van een papieren factuur is echter wel toegestaan. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel.

Het uitprinten van digitale en/of e-facturen zonder het bijbehorende originele bestand te bewaren is niet toegestaan. Er zijn ook online oplossingen waarmee digitale en/of e-facturen bewaard kunnen worden waarmee je voldoet aan de gestelde eisen van de bewaarplicht.

InnoVista accountants • adviespartners kan je helpen met het inrichten van je digitale administratie. Wij hebben de tools en de kennis om je papieren administratie te migreren naar een digitale.